Teisipäev, 18. detsember 2018
ID-kaart  |  MobiilID OpenID

» unustasid salasõna?   » registreeru   » reeglid
 
Rss SISUPUU Rss RSS
Avaleht Konsultatsioonid Ideed Seadused
 

      4. Kaasamise plaanimine


Kohustusi, põhimõtteid ja soovitusi on küll vajalik teada, aga kuidas kaasamist
tegelikkuses korraldadaω Mida selleks vaja lähebω Järgnevalt vaatlemegi
kaasamise praktilist poolt lähemalt.

Kaasamine kuulub otsuseid ettevalmistava inimese tavapärase töö juurde. Korralik plaanimine
aitab kaasajal vajalikud tegevused ja nende läbiviimiseks tarvilikud ressursid
läbi mõelda, samuti tuvastada riskid ja nendeks valmistuda. Plaanimine on vajalik ka
osalejate jaoks, et nad mõistaksid, mida, miks ja millal neilt oodatakse, ning oskaksid
omakorda enda tegevusi paremini kavandada ja ette valmistada. Mida rohkem on
kaasajal kogemusi, seda kiiremini ja loomulikumalt hakkab plaanimine kulgema.
Kindlasti tasub iga kord eesmärk sõnastada ja kaasamise ajakava kirja panna ning osalejatele
teatavaks teha.

Ka plaanimist ennast saab teha kaasavalt. Soovitav ongi pidada juba selles etapis aru
partnerite esindajatega. Väga oluline on ka kolleegide kaasamine, sest nii saab kindlustada,
et oma organisatsioonis mõistetakse ja toetatakse kaasamist ja selle eesmärke
ühtmoodi.


EESMÄRGI SEADMINE

Selge ja realistliku eesmärgi püstitamine ja teadvustamine aitab osaliste ootusi ühtlustada
ja kogu aja kindlal rajal püsida, hoiab ära pettumused ja võimaldab hiljem ka
kaasamise edukust hinnata. Eesmärgi seadmisest saavad alguse mitmed järgmised valikud,
näiteks keda on vaja kutsuda osalema, milliseid tegevusi plaanida ja meetodeid
kasutada, kui palju ressursse see nõuab jne.

Kaasajal võivad olla näiteks järgmised eesmärgid:
• koguda infot olukorra, probleemide, vajaduste ja ootuste kohta
• koguda uusi ideid olemasoleva olukorra parandamiseks
• informeerida huvirühmi plaanidest ja saavutada neile toetus
• saada tagasisidet senistele tegevustele või plaanidele
• saada teada osalejate eelistused erinevate võimaluste vahel valimisel
• langetada otsus koos osalejatega või delegeerida otsustamine neile
• saavutada otsuse parem vastuvõtt ja rakendamine

Need kõik on kaasamise lõpus üsna selgelt mõõdetavad eesmärgid. Lisaks neile võib
olla aga ka raskemini mõõdetavaid, ent mitte vähem olulisi eesmärke, nagu näiteks
koostöösuhete tugevdamine, kodanikuaktiivsuse kasvatamine, vastastikune õppimine
vms. Need on tavaliselt saavutatavad pikema aja jooksul ning nende tegelikku saavutamist
on raskem hinnata. Teadvustada tasub aga ka neid kaudseid sihte.

Näide: Põllumajandusministeerium korraldas Euroopa Kalandusfondi toetusel koolitusi
rannakaluritele. Eesmärgiks oli kalureid koolituste kaudu paremini kaasata kalanduspiirkondade
säästva arengu plaanimisse. Tänu kaasamisele ja koolitustele on ministeeriumi
arvates koostöö rannakaluritega tihenenud ning seeläbi ülevaade kalanduspiirkondade
olukorrast parem. Ametnike hinnangul läks kaasamiseks vaja kõigi osaliste avatud suhtlemist,
asjalikke analüüse töö käigus, tihedat infovahetust, paindlikkust, tagasi- ja edasisidestust,
meeldivat ning üksteist toetavat suhtlusstiili ning vajalikku annust huumorit.

Kui ametnik eeldab tavaliselt huvirühmadelt nende hinnangut ja tagasisidet välja
töötatud lahenduste eeliste ja puuduste kohta, siis huvirühmade esindajate eesmärk
võib olla hoopis teistsugune. Näiteks soovivad nad saavutada mingite reeglite leevendamist
või tingimuste kehtestamist. Võimalik aga on ka see, et kohe alguses ei pruugi
osalejatel olla valmis seisukohti ega ettekujutustki soovitud tulemustest.

Seepärast tuleb kõigepealt jõuda selgusele kaasamise eesmärgis ning saavutada osalejatega
selle suhtes ühine arusaam. Vastastikuste ootuste selgitamine aitab luua hea
aluse koostööks.

Näide: Kaasamiskoolitusel haridusministeeriumis tõi üks ametnik välja küsimuse gümnaasiumi
lõpukirjandi asendamisest emakeele osaoskuste eksamiga. Ametnik kutsus emakeeleõpetajaid
arutama, mida peaks tulevane eksam sisaldama, pedagoogid tahtsid selle
asemel aga hoopis kaitsta kirjandi säilimist senisel kujul. Ebamugav tunne jäi mõlemale:
õpetajatele tundus, et nendega ei taheta arvestada; ametnikule, et õpetajad ei soovi teha
koostööd. Ei saa öelda, et ühel poolel oleks siin õigus ja teisel mitte. Küll aga on näha,
kuidas osaliste ootused erinevad: kaasaja tahab arutada muudatuse detaile, samas kui
osalejatele on veel see muudatus ise ebaselge või vastumeelne ning ongi vale oodata kelleltki
aktiivset panustamist asja, mida ta ei toeta. Kui kellegi toetus või vähemalt kaasamõtlemine
on oluline, tuleb neid kaasata kohe arutelu alguses.




KAASAMISE KAVA KOOSTAMINE

Kaasamise kava koostamine on üks tegevustest, mis ei nõua palju vaeva, kuid võib tulemust
suurel määral mõjutada. Sageli ei anna kaasamine tulemusi, sest osalejatel pole
piisavalt aega sisukaks panustamiseks. Osalejatele ette teada olev ajakava võimaldab
seda ohtu vähendada. Mõistlik on silmas pidada järgmist.


• Koosta kava etappide kaupa ning alusta lõpp-tähtajast. Tavaliselt on teada, mis
ajaks peab tulemuseni jõudma, sellest lähtudes saad plaanida aega igaks tegevuseks
(vastavalt vajadusele näiteks küsitlused, kohtumised, üritused, kirjalikud konsultatsioonid
jms).

• Plaani aega varuga, sest asjadel on pigem kalduvus võtta plaanitust rohkem, mitte
vähem aega. Arvesta sisse kindlasti ka aeg, mis sul endal kulub ettepanekute läbitöötamiseks,
(vahe)kokkuvõtete tegemiseks, muudatuste kolleegidega kooskõlastamiseks
ja partneritele tagasiside andmiseks.

• Kui eeldada ajakavast kinnipidamist oma partneritelt, pead seda suutma teha ka
ise. Näiteks kui lubad materjalid saata üheks kuupäevaks, aga teed seda hiljem, ei
pruugi partneril enam nendega tegelemiseks aega olla.


Kui palju aega osalemiseks anda, sõltub mõistagi küsimuse keerukusest ja konkreetsest
ülesandest partnerile. Kui kaasad partnerorganisatsiooni töötajaid kui eksperte ja
huvitud nende isiklikust arvamusest, vajavad nad ilmselt vähem aega. Kui soovid, et
esitatakse organisatsiooni seisukoht, tuleb partneril hakata seda läbi arutama oma juhtorgani
või liikmeskonnaga ning see võib võtta kuu või kauemgi. Pikemaid tähtaegu
tuleks anda kaasamise alguses. Töö käigus, kui osalejad on juba probleemi olemuse ja
materjalidega tuttavad, saab piirduda lühemate tähtaegadega.

Näide: 2007. aasta suvel kaasas EMSL kodanikuühendusi loodava Kodanikuühiskonna
Sihtkapitali (KÜSK) kontseptsiooni koostamisse. KÜSKi loomine oli üks samal kevadel
ametisse astunud valitsuse koalitsioonileppe lubadustest tähtajaga 1. jaanuaril 2008.
Kontseptsioon pidi valmima septembriks. Siseministeerium sõlmis lepingu EMSLiga
selle koostamiseks juunis, seega jäi aega kaasamiseks kaks kuud, selle sees ka juuli, mil
paljud puhkavad. Neid tingimusi arvestades koostas EMSL kohe juunis kaasamise ajakava
ja teavitas ühendusi sellest võimalikult laialt, et osaleda soovijad oskaksid oma aega
plaanida. Eesmärgiks oli koguda töö esimeses etapis ühenduste arvamusi, millega ja kuidas
peaks KÜSK tegelema hakkama, et sellest kodanikuühiskonna ja ühenduste arengule
enim kasu oleks; teises etapis koguda ühenduste kommentaare eelneva põhjal koostatud
kontseptsiooni mustandile.



Ühenduste kaasamise kava nägi välja selline kui järgnevas tabelis.


Kontseptsioon esitati siseministeeriumile ning kaasamise etapile järgnesid läbirääkimised
teiste ministeeriumidega ning ametlik kooskõlastamine.

Mida teha siis, kui aega ikkagi napibω Kaasamisega tuleks arvestada juba tööplaane
tehes. Siiski tuleb elus ette ka plaaniväliseid ülesandeid, mis samuti kaasamist vajavad
(nagu ka ülaltoodud Kodanikuühiskonna Sihtkapitali kontseptsiooni näide). Esimese
asjana tasub ka sel puhul uurida võimalusi tähtaegu pikendada, sest kiirustamine
otsuste ettevalmistamise etapis võib tähendada vajadust hiljem tööd ümber tegema
hakata. See võib kokkuvõttes kujuneda ajamahukamakski. Kui ajapikendus pole
võimalik, tuleks kaasamise kavasse plaanida lihtsalt vähem tegevusi: ainult need kõige
vajalikumad, mida tõesti jõutakse ära teha. Ning kui aega pole ka selleks, on mõistlikum
kaasamisest loobuda ja piirduda lihtsalt huvirühmade teavitamisega.



RESSURSSIDE PLAANIMINE

Kaasamise kogukulutusi asutuse jaoks on üsna keeruline täpselt arvutada, sest kaasamine
on seotud mitme töövaldkonnaga, näiteks strateegilise planeerimise, õigusloome,
kommunikatsiooniga jms. Kaasamine on tavaliselt osa mingist laiemast tööülesandest,
näiteks arengukava või planeeringu koostamisest. Kaasamise tegevused ja eelarve arvestatakse
selle ülesande täitmiseks vajalike ressursside hulka.

Et koostada eelarvet konkreetse kaasamisjuhu tarvis, peame läbi mõtlema, milliseid
oskusi meil kaasamise läbiviimiseks vaja on ning kas need on meil endal olemas või
peame seda ekspertiisi teenusena sisse ostma. Kui palju tööaega arvestame kaasamise
korraldamiseksω Kui palju kaasamise läbiviimine meie valitud meetodeid kasutades
maksma lähebω Milliseid ruume ja tehnilisi vahendeid me selleks vajameω Kas meil on
vaja tellida uuringuid, teha küsitlusi, valmistada trükiseid vmsω

Oluline küsimus on, kuidas kompenseerida osalejate panus. Juhul kui neilt soovitakse
põhjalikku tööpanust ja osalemist dokumentide ettevalmistamises, tuleks töö tasustada.
Näiteks moodustatakse eelnõu ettevalmistamiseks töörühmad, millel on kindlad ülesanded,
mitte ainult nõuandev roll. Sel juhul on soovitav määrata osalejatele tasu, mis
põhineb panustatud ajal või konkreetsetel töötulemustel. Vähim on kompenseerida
nende sõidukulud ja teha aruteludes osalemine võimalikult mugavaks.

Avalikus konsultatsioonis osalejate panus on arvamuse esitamine. Seda rahaliselt ei
kompenseerita.



MILLELE VEEL PLAANIMISEL TÄHELEPANU PÖÖRATAω

Lisaks eesmärgi püstitamisele, kaasamise kava tegemisele ja eelarve koostamisele peaks
plaanimise etapis saama vastatud järgmised küsimused.


• Tööjaotus ja vastutajad: kes vastutab organisatsiooni sees kogu kaasamise eest, kes
konkreetsete töölõikude ja tegevuste läbiviimise eestω
• Osalejad: kelle osalemine on vajalik, millised on meie ootused osalejateleω Seda
teemat käsitletakse täpsemalt peatükis 5 („Keda kaasataω“) ja 6 („Ühenduse liikmete
ja sihtgruppide kaasamine“).
• Kontekst: mis on toimunud enne või toimub paralleelselt meie kaasamisprotsessiga,
mis võib selle edukusele mõju avaldadaω Kui see mõju on negatiivne, siis mida
me saame ette võtta, et riske maandadaω
• Meetodid: millised kaasamise meetodid aitavad kõige paremini seatud eesmärke
saavutadaω Selle kohta loe lähemalt peatükist 7 („Kaasamise meetodid“) ja 9
(„E-kaasamine“)
• Kommunikatsioon: milliste sõnumitega ja milliste kanalite kaudu me potentsiaalsete
osalejateni jõuame ja kuidas nendega järjepidevalt suhtlemeω Selle kohta loe
lähemalt peatükist 8 („Kuidas suhelda ja infot jagada“)
• Kuidas, kelle poolt ja millal toimub otsustamineω Kuidas anname osalejatele
selle kohta tagasisidetω Loe lähemalt peatükist 10 („Kuidas jõuda otsuseni“).
• Hindamine: kuidas me lõpus oma tulemuslikkust hindameω Selle kohta loe lähemalt
peatükist 11 („Kaasamise käigu ja tulemuste hindamine“).



MIKS HÄSTI PLAANITUD KAASAMINE RAPPA VÕIB MINNAω

Mõnigi kord võivad kaasajal olla head kavatsused, ent tulemused ometi napiks jääda:
tagasisidet ei tule või tuleb liiga hilja, see pole asjakohane või on nii ebamäärane, et
sellega ei saa midagi peale hakata. Järgnevalt mõned võimalikud põhjused osalejate
vaatenurgast, mis sisukat panustamist pärsivad.

• Ebamääraselt püstitatud eesmärk: mida kaasatavalt täpselt oodatakseω Ametnikud
kasutavad tihti konsulteerimist – eelnõu kavand saadetakse paljudele huvirühmadele
ettepanekuga seda kommenteerida, kuid see ülesanne võib osalejate
jaoks olla liiga üldine. Huvi äratamiseks on soovitatav kaaskirjas täpsustada, miks
pöördutakse just selle organisatsiooni või inimese poole, ja püstitada konkreetsed
küsimused, millele oodatakse vastust. Samuti tuleks ära märkida, kas soovitakse
vastaja eksperdiarvamust või liikmete/sihtgruppide arvamuste koondamist.

• Saadetavad materjalid (nii eelnõu kui ka seletuskiri) on sageli pikad ja keerulised
ning mõjuvad huvirühmadele liiga „ametlike“ ja „juriidilistena“. Seda aitab
ületada lühike mitteametlik kokkuvõte, kus selgitatakse, miks see teema on oluline,
mida eelnõuga saavutada tahetakse ja mis on selle võimalikud mõjud. Meeles
maksab pidada, et ühendused on üldjuhul tugevamad praktikud kui teoreetikud.

Paremini suudavad nad anda infot olemasoleva olukorra kohta kui kommenteerida
kellegi teise koostatud eelnõu. Seepärast kasuta huvirühmade sisendit rohkem
töö algfaasis (tee küsitlusi probleemide ja vajaduste kohta, korralda kohtumisi, et
arutada lahendusalternatiive), siis suudavad nad hiljem paremini kaasa rääkida ka
valminud eelnõu küsimustes.

• Ajastus. Osalemiseks tuleb anda piisavalt aega, eriti kui eeldada, et ühendus hakkab
koguma oma liikmete või sihtgruppide arvamusi, mida on väga raske teha vähem
kui kuuga. Erinevalt ministeeriumidest ei ole ühendustes tavaliselt inimesi, kes
saaks ootamatult postkasti potsatanud eelnõuga kohe tööle hakata: nädalaks-kaheks
on üldjuhul kõigil tegevused ette plaanitud. Kui tead, et tähtajaga on kiire, aitab
aega plaanida eelteate saatmine mõned nädalad ette (aga jälgi, et sa ise peaksid siis
lubatust kinni). Pea meeles, et suvel ja aastavahetusel puhkavad ka ühendused!

• Osalemisvõimalusi võib piirata ühenduste rahastamissüsteem – kui ühendus
saab raha projektide läbiviimiseks, kuluvad sinna ka tema aeg ja raha ning eelnõude
kommenteerimiseks ei pruugi kumbagi jätkuda. Avaliku võimu esindajad
saavad läbi arutada oma maja põhimõtted ühenduste rahastamiseks: kas on tehtud
omalt poolt parim, et partneritel oleks jõudu eelnõudega tegeldaω Lahenduseks
võivad olla näiteks tegevustoetuste lepingud põhipartneritega või ka projektitoetuste
puhul kindel protsent toetussummast, mida partner saab kasutada oma
eestkoste- või arendustegevusteks. Kindlasti on aga oluline, et rahaga ei tohi kaasneda
nõuded ettepanekute sisule, küll on sellisel puhul mõistlik kokku leppida
nende vormis.

• Osalusindu vähendavad eelnevad halvad kogemused, eriti kui ühendus ei ole saanud
oma varasematele ettepanekutele tagasisidet. Olnut muuta ei saa, aga jälgi, et
sa ise ei teeks oma käitumisega olukorda raskemaks järgmiste kaasajate jaoks. Kui
juba teed otsuse kujundamisel partneritega koostööd, siis pühenda nende arvamustele
aega ja tähelepanu.



KOKKUVÕTTEKS

• Mida paremini on hinnatud otsusega kaasnevad mõjud, seda selgemaks saab, milliseid
huvirühmi tuleb kaasata ning kui palju aega kaasamiseks kulub.

• Parem kuluta plaanimisele rohkem aega – see aitab nii kaasajal kui osalejatel ette
kujutada kaasamise kulgu ja oma rolli.

• Kaasamise eesmärgist sõltuvad kõik ülejäänud valikud nagu osalejate ring ja meetodid.
Sõnasta eesmärk selgelt ning ole valmis seda põhjendama.

• Kaasamise ajakava tasub teha ja avaldada isegi siis, kui on teada, et seda tuleb pika
perioodi vältel muuta.

• Varu piisavalt aega nii arvamuste esitamiseks kui tagasisideks. Kui aega tõesti pole
või kaasamisele on muid takistusi, piirdu informeerimisega, aga ole valmis huviliste
põhjendatud pahameeleks, et neile ei antud võimalust osaleda.
OSALE.ee SOOVITAB:

Alusta siit!

Registreeru Osale.ee kasutajaks
ning alusta oma riigi aitamist juba
täna!

» Registreeru siin
» Kasutajale
 

Avalehele Osalusveebi haldab Riigikantselei
info@osale.ee

Osalusveeb Konsultatsioonid Ideed Seadused