Teisipäev, 18. detsember 2018
ID-kaart  |  MobiilID OpenID

» unustasid salasõna?   » registreeru   » reeglid
 
Rss SISUPUU Rss RSS
Avaleht Konsultatsioonid Ideed Seadused
 

 8. Kuidas suhelda ja infot jagadaω

„Kommunikatsioon ei tööta.“ „Infot oli liiga vähe.“ „Me ei saanud teada, mis otsus
tehti.“ – Neid väiteid kuuleb kaasamisega seoses paraku sageli. Kaasamine
on loomu poolest kahepoolne tegevus, kus nii räägitakse kui kuulatakse.
Järgnevalt käsitleme info levitamise ja kogumise viise ning vaatleme, millist
infot osalejad vajavad.


Kõige viljakam teavitamine on alati kahepoolne – näiteks kui valitsus annab oma
tegevuse kohta infot, siis tuleb arvestada ka kodanike seisukohtadega, mis saadud info
põhjal tekivad. Täpselt sama kehtib ka kodanikuühenduste kohta, kes kaasavad oma
tegevustesse liikmeid ja sihtrühmi.

Kaasamise eelduseks on, et osaleda soovijatele tehakse kättesaadavaks otsuste tegemisega
seotud oluline info. Ent üksnes infole juurdepääsu võimaldamine pole heaks
kaasamiseks piisav. Kaasamine on aktiivne tegevus, kus otsuse eest vastutaja otsib kontakti
nendega, keda otsus mõjutab ning kes võiksid soovida kaasa rääkida.

Seepärast rõhutame kaasamise puhul pideva ja avatud informeerimise vajadust. Ilma
piisava, arusaadava infota pole võimalik otsuse üle arutleda ja läbi rääkida, konsulteerida
ega arvamust avaldada.



AVATUD KOMMUNIKATSIOON

Kuna kaasajatel on tavaliselt valmiva eelnõu kohta rohkem infot kui osalejatel, siis
võib tekkida oht oma arvamustega domineerida. Ettepanekuid on küll võimalik esitada,
kuid sageli on kaasajal, näiteks ministeeriumil, oma plaan ja eelistused olemas.
See aga vähendab avatust uutele ideedele ega soodusta sisulist dialoogi. Juhul kui
kaasaja eelistab teatud lahendusvarianti, peaks seda ka põhjendama.

Kaasamise korraldus peab sisendama tahtmist osaleda ning aitama kaasa, et tulemus
oleks põhjalikult läbi kaalutud. Kui algusest peale jääb mulje, et tegelikult on otsus
juba kuskil „kallutatud struktuurides“ langetatud, ei teki kellelgi soovi oma arvamust
avaldama hakata. See mulje võib tekkida, kui arvamuse avaldamiseks esitatakse juba
lõppjärgus olev, asutuse sees heaks kiidetud dokument. Osalejatel jääb sel juhul üle
kas leppida otsusega või sellega mitte nõustuda. Viimasel juhul tekib vastasseis, mille
ületamiseks ja (ajakirjanduse kaudu) arvete klaarimiseks kulub nii aega kui närvirakke.

Usalduse tagamiseks tuleb öelda, kes on kavandi koostamisel osalenud ning kellel on
eelnevalt olnud võimalus oma seisukohti esitada. Seepärast tuleks avalikustada koostajad,
sealhulgas püsivate nõukodade või spetsiaalselt kokku kutsutud töörühmade koosseisud,
kus arutelud on toimunud. Kaasamise ajal tuuakse protokollides välja arutelu
käik, sealhulgas eriarvamused, kuni konsensust pole saavutatud.

Osalejatele tuleb luua mugav võimalus jälgida eelnõu muutumist selle väljatöötamise
ajal. Võib saata tööversioone osalejatele meili teel või avaldada need osalejaile
mõeldud veebilehel.

Osalejatega koos tuleb selgelt kokku leppida, kuidas võib tööversioone levitada. Kui
soovime, et organisatsioonide esindajad arutaksid asja oma liikmete ja teiste huvirühmadega,
siis pole mõistlik materjale kuulutada asutusesiseseks kasutamiseks.

Kui soovime tagada, et pooleliolevad materjalid ei tekitaks avalikkuses segadust ning
neid ei käsitletaks lõpliku otsusena, siis tuleb dokumendid nii ka märgistada. Peamine
on info levitamise suhtes vastastikused ootused ja tingimused läbi rääkida.

Igasugune info võidab sellest, kui see on selgelt esitatud. Ametnike ja juristide keelekasutust
iseloomustab sageli professionaalne žargoon, sest valmivad dokumendid
peavad olema juriidiliselt korrektsed. Partnerid ei pruugi aga keeruliselt sõnastatud
eelnõu mõttest aru saada. Kuid just nimelt otsuse mõte peab olema arusaadav kõigile.
Selle saavutamiseks tuleb tekste keelelise lihtsuse ja selguse huvides toimetada. Kasulik
on lisada ka selgitav, mitteametlik kokkuvõte, mis toob esile peamised muudatused või
arutelukohad. Mida keerulisem tekst, seda rohkem tuleb seda selgitada, näiteks korraldada
seminare ja koolitusi või koostada korduma kippuvatele küsimustele vastused.

Kui osaleja näeb vaeva, et ametlikest dokumentidest endale vajalik iva välja sõeluda,
siis ametnik võib omakorda jääda kimbatusse partneritelt saadud tagasisidet analüüsides.
Osalejad väljendavad arusaamu igaüks oma kogemuste põhjal. Enamikul pole
võimalikki tunda ja arvestada näiteks otsuse poliitilist või juriidilist tausta. Seepärast
tuleb arutelu käigus anda vajadusel taustinfot ning selgitusi.



KOMMUNIKATSIOONIKANALID

Kommunikatsioonikanalite valiku eesmärgiks on leida sellised, mida osalevad huvirühmad
kasutavad oma peamiste infoallikatena. Need võivad olla näiteks teemaga
seotud väljaanded, veebilehed või meililistid, ühenduste uudiskirjad, mis on mõeldud
liikmete teavitamiseks, materjalide jagamine konverentsidel jm üritustel.

Paljud huvirühmad küsivad ametnikelt infot otsesuhtluse teel, mis loob partneriga hea
kontakti, aga võtab palju tööaega ega ole läbipaistev teiste osalejate suhtes.

Teabenõue pole kaasamisel hea vahend, sest see on passiivne ning ühepoolne info
andmise viis. Igale teabenõudele tuleb vormistada eraldi vastus. Vastamise tähtaeg on
avaliku teabe seadusest tulenevalt viis päeva. Enamasti on aga huvilistel küsimusele
vastuse saamisega kiire ning seetõttu eelistataksegi ametnikuga otse ühendust võtta.
Eelinfot plaanitavate otsuste kohta võib meili teel saata huvirühmade meililistidesse.
See aitab huvilistel end teemaga kursis hoida ning vähendab üksikute telefonikõnede
ja e-kirjade hulka, millele ametnikud peavad iga päev vastama.

Olulist rolli mängib koostöö meediakanalitega. Avalikkust tuleb teavitada juba siis,
kui otsuse ettevalmistamine algab. Näiteks on hea anda infot selle kohta, et asuti
koostama uut arengukava ning selleks moodustati töögrupp. Pressiteates tuleks öelda,
kes töögruppi kuuluvad, samuti kirjeldada arengukava peamised teemad ning anda
kontakt lisainfo küsimiseks.


Näide: Rahandusministeeriumi pressiteade avaliku konsultatsiooni avamisel
Rahandusministeerium ootab tagasisidet riikliku statistika seaduse eelnõule
Rahandusministeerium ootab riikliku statistika seaduse eelnõu täiendamiseks ettepanekuid
nii osalusveebi osale.ee kui e-õiguse kaudu. Seaduse muudatuste eesmärgiks on vastata
senisest paremini statistika tarbijate ja tellijate vajadustele ning parandada tänased puudused
erinevates statistikat puudutavates seadustes.

Eelnõuga on loodud võimalused riikliku statistika laiemaks kasutamiseks ühiskonnas.
Avalikkusele pakutakse uue seadusega senisest enam erinevate valdkondade statistilisi andmeid
ning võimaldatakse üksikandmete laialdasemat kasutamist teaduslikel eesmärkidel.
Võrreldes kehtiva seadusega on eelnõuga pandud riikliku statistika tegijale lisakohustusi.
Näiteks on statistika tegijal kohustus konsulteerida riikliku statistika programmi ettevalmistamisel
avaliku huvi esindajatega, analüüsida tehtava statistika vajalikkust tarbijatele,
nõustada tarbijaid ning hinnata ka halduskoormust. Lisaks peab uue seaduse kohaselt
riikliku statistika tegija avaldama veebilehel informatsiooni kasutatava metoodika ning
selles kavandatavate muudatuste kohta.


Eelnõuga on selgemalt eristatud riiklik statistika muust statistikast ning kõrvaldatud
isikuandmete kaitse seaduse ja avaliku teabe seaduse koosmõjust tekkinud ebakõlad.
Lisatud on ka põhimõte, et riikliku statistika programmi koostamisel arvestab statistikaamet
riigieelarve strateegiat ning järgneva aasta riigieelarve projekti. See tagab, et programmi
raames tehakse statistikatöid eelarves kavandatud mahus.

Muudatuste eeldatav jõustumise kuupäev on 2010. aasta 1. jaanuar. Eelnõu väljatöötamisse
kaasati esindajad erinevatest ministeeriumidest, Eesti Pangast, Statistikaametist, Tartu Ülikoolist,
Riigikontrollist ning paljudest teistest asutustest.


Asutuse kodulehel saab avaldada taustmaterjale, vastata korduma kippuvatele küsimustele
ning kajastada kokkuvõtteid aruteludest. Osalusveeb või temaatiline ajaveeb on
interaktiivne kanal, kus avaldada otsuse eelnõu ning kutsuda huvilisi kaasa rääkima
(vt ptk 9 „E-kaasamine“)

Oluline on jälgida teema käsitlemist võrgu-keskkondades, sealhulgas ajaveebides ja
huvirühmade veebilehtedel. Seda saab teha teemaga seonduvate märksõnade jälgimise
kaudu, näiteks tellida RSS infovoo.

Aktiivse arutelu läbiviimiseks on hea vahend üritused. Enamasti esinevad seal ametnikud
või eksperdid, kuid tuleks kindlasti ette näha ka arutelu võimalus. Arutluskoosolekute
läbiviimisel on hea appi paluda oskuslik väitlusjuht, kes ei ole otseselt
seotud ühegi osapoolega. See tagab objektiivsuse ja aitab paremini tulemustele keskenduda.


Näide: Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium konsulteeris energiamajanduse
arengukava koostamisel põhjalikult ning kasutas mitmeid meetodeid ja kommunikatsioonikanaleid.
Käivitati ajaveeb, kus oma arvamust avaldasid nii eksperdid kui energiatootjad.
Korraldati avalike foorumite – laia osalejaskonnaga ürituste sari, kus arutati läbi
kriitilised küsimused. Seejärel valmis eelnõu tööversioon ning viimasel avalikul foorumil
toimus selle põhjal juba konkreetsemate tegevusplaanide kaalumine. Foorumite arutelu ja
erinevaid seisukohti kajastas aktiivselt ka ajakirjandus.

Foorumid lõid võimaluse teemast huvitatud inimestel kokku saada ja oma seisukohti
tutvustada. Need andsid tõuke uue tarbijaühenduse – Energiatarbijate Assotsiatsiooni
loomiseks.




PIISAV, ÕIGEAEGNE JA OLULINE INFO

Tavaliselt kasutatakse kaasamise käigus info levitamiseks ja partneritega suhtlemiseks
mitmeid viise. Avalikkust teavitatakse otsuse ettevalmistamise algul, selle jooksul ning
kaasamise lõppedes, kui saavutatud kokkulepete põhjal on otsus tehtud.

Anna huvilistele otsuse tegemise vajadusest ja kaasamiskavast teada juba varakult.
Mida aktiivsemalt levitad eelinfot, seda hõlpsam on kõigil osalejatel oma aega planeerida
ning seisukohti ette valmistada.


1. Mis infot on osalejatele vaja kaasamise algul – siis, kui otsuse ettevalmistamine
algab ning sa pöördud huvirühmade poole ettepanekuga osalemiseks.


• Viita ettevalmistatava otsuse seosele varem tehtud kokkulepete ja tööplaanidega.
Tavaliselt on seaduse eelnõu või strateegia koostamise vajadus kirjas kas valitsuse
tegevusprogrammis või ministeeriumi tööplaanis.

• Too esile otsusega kaasnevate mõjude analüüs. Selles nimeta ka sihtrühmad, keda
plaanitavad muutused enim mõjutavad. Nende sihtrühmade esindajad peaksidki
osalema otsuse kujundamisel.

• Lisa plaanitava otsuse kohta selgitavaid materjale. Näiteks tee lühikokkuvõte eelnõu
põhipunktidest ja peamistest muudatustest. Hea on esitada peamised arutluse
kohad küsimustena. See muudab arvamuste esitamise lihtsamaks.

• Kirjelda kaasamise kava ehk anna ülevaade sellest, millal ja kuidas kaasamine
toimub. Paiguta kohtumiste, konverentside või infopäevade ajad kalendrisse.

• Esita kaasamise eest vastutaja kontaktandmed.

• Selgita, mil viisil osalejate ettepanekud avalikustatakse. Siin tuleb vajadusel järgida
isikuandmete kaitse põhimõtteid.

• Loo selge pilt, kuidas asutus vastuseid ja arvamusi käsitleb, millal ja kuidas antakse
osalejatele tagasisidet ning mis saab sellest otsusest (dokumendist) edasi. Näiteks
millal on kavas ametlik kooskõlastamine teiste ministeeriumidega ja millal esitatakse
materjal valitsusele.

Materjalid peaksid olema kättesaadavad nii elektrooniliselt kui vajadusel paberkandjal.
Tõlge on vajalik siis, kui soovitakse paremini kaasata muukeelseid huvirühmi.
Kirjalikuks konsultatsiooniks, sh veebi kaudu avalikuks arvamuste avaldamiseks, tuleb
varuda vähemalt neli nädalat. Tuleb arvestada, et ühendused vajavad aega, et arutada
seisukohti oma liikmetega.

Mõnel juhul on välja kujunenud pikemgi periood eelnõule arvamuste kogumiseks.
Näiteks keskkonnamõjude hindamisel on optimaalne aeg vähemalt kaheksa nädalat.


2. Millist infot on osalejatel vaja kaasamise ajal:


• arutelude protokolle või kokkuvõtteid koos eriarvamuste väljatoomisega

• kaasamise käigus tehtud ettepanekute vahekokkuvõtet ja ettepanekute põhjal muudetud
tööversioone


3. Millist infot ootavad osalejad kaasamise lõpuks:

• ülevaade kaasamise tulemusel tehtud muudatustest, ettepanekute ja arvamustega
arvestamisest

• otsuse lõplik versioon, mis esitatakse ametliku seisukoha kujundamiseks (nt valitsusele)
Kaasamise tulemused esitatakse kokkuvõttena kirjalikest või suulistest seisukohtadest
ning nende põhjal tehtud muutustest. Ennekõike peavad tulemustega kursis olema
osalejad, seejärel võib need avalikuks teha.

Avaliku konsulteerimise käigus laekunud arvamuste põhjal koosta koondvastus
– kokkuvõte esitatud ettepanekutest koos põhjendustega nendega arvestamise või
mittearvestamise kohta. Koondvastus esitatakse seletuskirjas, kui eelnõu saadetakse
ametlikuks kooskõlastamiseks (e-õiguses).


KOKKUVÕTTEKS

• Kaasamise aluseks on informatsiooni pidev jagamine osalejatega. Plaani, millal
ja millist infot on vaja kaasamise algul, selle käigus ja siis, kui kaasamine lõpeb.
Kindlasti ei tasu piirduda vaid tagantjärele informeerimisega. Sellist asutust ei peeta
avatuks ega usaldusväärseks.

• Vali sellised kommunikatsioonikanalid, mida osalevad huvirühmad kasutavad
oma peamiste infoallikatena.

• Avatusega koos tekib usaldus. Lepi osalejatega kokku, mis infot ja millal levitatakse
avalikkuses.

• Mida keerulisem on teema ning mida mitmetahulisem on probleem, seda enam
on vaja selgitusi. Kasuta lihtsat keelt – ära kaota asja mõtet erialaterminite või seadusepügalate
tsiteerimise sekka.
OSALE.ee SOOVITAB:

Alusta siit!

Registreeru Osale.ee kasutajaks
ning alusta oma riigi aitamist juba
täna!

» Registreeru siin
» Kasutajale
 

Avalehele Osalusveebi haldab Riigikantselei
info@osale.ee

Osalusveeb Konsultatsioonid Ideed Seadused